Управление процессами (BPM)


Общие сведения

Задачи Системы

  • Существенное сокращение сроков рассмотрения документов за счет максимального отказа от бумажного документооборота, контроля времени исполнения каждой процедуры процесса, параллельного исполнения отдельных этапов процесса;
  • Снижение трудоемкости производимых операций всех участвующих подразделений за счет автоматизации и оптимизации процессов;
  • Повышение эффективности работы специалистов, менеджеров, руководителей за счет сокращения временных затрат на поиск и ввод информации в несколько ПО (отказ от многочисленного ввода в различные автоматизированные системы, автоматизация процедур подготовки документов по сделке);
  • Повышение качества предоставляемых услуг за счет обеспечения прозрачности и управляемости процесса для всех его участников. Получение точного статуса заявки Клиента в любой момент времени;
  • Снижение операционных рисков за счет уменьшения доли ручного труда, системный контроль выполнения регламентов и стандартов предприятия;
  • Повышение прозрачности и качества управления процессом, создание возможностей для оценки качества и производительности работы подразделений и служб за счет построения единой технологической среды, реализации возможности получения оперативной аналитической отчетности по различным критериям (участники, статус сделок, нормирование рабочего времени и т.п.);
  • Повышение конкурентоспособности за счет наличия платформы, предоставляющей возможности для быстрого запуска и вывода на рынок новых продуктов и услуг;
  • Нормирование трудозатрат профильных подразделений за счет контроля сроков совершения операций;
  • Сокращение времени на подготовку документов за счет автоматизации процесса формирования типовых печатных документов;
  • Обеспечение руководства компании аналитическими материалами, необходимыми для принятия управленческих решений.

Соответствие стандартам

Система полностью соответствует стандарту BPMN 2.0.bpmn

bpmn2

 

Структура Системы

  • Административный модуль (обеспечивает ролевую модель и системные справочники);
  • Модуль документооборота (обеспечивает транспортную функцию и документооборот);
  • Модуль формирования отчетности (формирование аналитических и регламентных отчетов);
  • Мобильные компоненты для iOS и Android;

Контроль нормативных сроков

В процессе прохождения объекта по маршруту Система контролирует соблюдение нормативных сроков, определенных в Системе.
Нормативные сроки исчисляются в рабочих, календарных днях или часах.
На основании нормативного срока система автоматически рассчитывает плановую дату окончания выполнения работы подразделения по документу с учетом выходных и праздничных дней.
Перечень заведенных нормативных сроков используется в настройке бизнес-процессов (в разрезе этапов с задачами).
При необходимости нормативный срок задачи может быть изменен пользователем с соответствующими правами. Все изменения сроков фиксируются в Системе (причина изменения, срок, ФИО и т.д.). При изменении нормативного срока плановая дата автоматически пересчитывается.

Замещение сотрудника

В Системе реализован механизм замещения сотрудников на период отпуска, болезни и т.п. На период замещения все задачи перенаправляются временно исполняющему обязанности сотруднику.
Функция замещения может быть предоставлена как прикладному администратору Системы, так и руководителю подразделения.

Подготовка печатных форм

Система может освободить пользователей от ручного формирования договоров, коммерческих предложений, заключений, служебных записок и других документов, которые используются в бизнесе.
Особенно важно, что создание новой типовой формы не требует программирования. Для этого достаточно подготовить шаблоны документов и связать их с источниками Системы.
На рисунке представлены основные шаги по созданию новой печатной формы.
png22

 

Администрирование

Система позволяет определить ролевую модель любой сложности. Каждый пользователь может входить в одну или более групп.

В базовой поставке Системы для пользователя или группы настраивается доступ к объектам по следующим операциям:

  • Чтение;
  • Запись;
  • Выполнение.

Число операций может быть увеличено.